Taittoautomaatio säästää aikaa ja parantaa laatua
Taiton automatisointi – Näissä tilanteissa siitä on hyötyä
Postiluukusta kolahtaa kauppakeskuksen värikäs tarjouskuvasto, jonka jokaisella sivulla on valtava määrä tuotteita, tietoja, kuvia ja hintoja. Tällaisen kuvaston tekeminen vaatii usein paljon manuaalista työtä, kun tarvittavia tietoja kerätään eri lähteistä, muokataan sopivaan muotoon ja lisätään yksi kerrallaan paikoilleen.
”Prosessi on usein todella hidas ja raskas, ja siinä voi tapahtua helpostikin inhimillisiä virheitä. Kaikki tämä vaikuttaa tietysti kustannuksiin”, Asteen tuotevastaava Arja Karjula kuvailee ei-automatisoitua taittoprosessia.
EasyCatalogin kaltaisten lisäosien avulla työtä voidaan entistä paremmin automatisoida.
Taiton automatisoinnilla tarkoitetaan sitä, että esimerkiksi kuvastossa olevat tuotetiedot, hinnat ja kuvat siirtyvät automaattisesti lähdejärjestelmästä (esim. Excel-taulukko) taitto-ohjelmaan (InDesign). Tämä vähentää huomattavasti manuaalista työtä – ja parhaassa tapauksessa poistaa sen kokonaan, jolloin aikaa jää enemmän esimerkiksi luovaan suunnitteluun.
”Automatisoinnilla voidaan saavuttaa jopa ihan valmis taitto. Se riippuu aina lopputuotteen eli vaikkapa kuvaston visuaalisesta suunnitelmasta ja taittopohjasta sekä lähdedatan laadusta”, Karjula kertoo.
Esimerkkejä materiaaleista, joissa taittoautomaatiosta on hyötyä:
- hinnastot
- kuvastot
- mainokset (esim. viikon tarjous)
- ruokalistat
- käyntikortit ja nimikyltit
- tekniset tuotetiedot
- monikieliset julkaisut
- etiketit ja pakkaukset
Lue myös: Tehokas markkinoinnin prosessi – Tätä se tarkoittaa käytännössä
Mitä EasyCatalog tekee?
EasyCatalog toimii sillanrakentajana yrityksen tietokantojen tai taulukkomuotoisen datan ja taitto-ohjelman välillä. Sen avulla voit linkittää tiedot suoraan lähteestä (esim. ERP, PIM, DAM tai Excel) InDesign-taittoon.
Näin EasyCatalog toimii käytännössä
- Datalähde
Aineistoa varten tarvittava tieto kerätään tietokantaan, joka voi olla yksinkertainen Excel-taulukko tai laajempi PIM. Dataa on esimerkiksi tuotenumero, nimi, kuvaus, kuva ja hinta.
- Taittopohja ja määrittely
InDesign-taittoon suunnitellaan valmiit sivupohjat ja määritellään EasyCatalogille, mitkä datalähteen kentät linkittyvät mihinkin paikkaan taittopohjassa. Tietoja voidaan tuoda taittopohjaan yhdestä tai useammasta tietolähteestä.
Pohjan suunnittelussa on tärkeää ottaa huomioon datan muoto ja säännönmukaisuus, mutta visuaalisen ilmeen ei tarvitse olla tylsä.
”Taittopohjissa voi olla melko monimutkaisiakin asioita, kunhan niille pystytään poimimaan säännöt datasta.”
- Päivittäminen
Kun lähdedata muuttuu, tieto päivitetään taittopohjaan yhdellä napin painalluksella. Kun päivitykset tehdään taiton sijasta suoraan lähdedataan, ne uivat silloin samalla muihinkin kanaviin tai seuraaviin julkaisuihin.
- Julkaisu
Valmis aineisto voidaan toimittaa painoon tai julkaista digikanavassa.
5 hyötyä taiton automatisoinnista
Taittoautomaatio helpottaa ja nopeuttaa raskaita tuotantoprosesseja – mikä tietysti näkyy kustannuksissa. Hyötyjä saa, vaikka koko työtä ei pystyisikään automatisoimaan täysin alusta loppuun.
”Automaatiota voi käyttää pelkästään datan tuontiin, vaikka kaikki loppu tehtäisiin edelleen käsin. Parhaassa tapauksessa homma suunnitellaan niin, että datan uidessa taittoon aineisto on sellaisenaan täysin tai ainakin lähes valmis painoon”, Arja Karjula sanoo.
1. Säästää aikaa ja helpottaa arkea
Manuaalinen ja toisteinen copy-paste-työ vähenee. Se keventää tuotantoprosessia ja mahdollistaa joustavuuden markkinoinnissa, kun aineistojen tuottaminen ei ole niin hidasta.
2. Vähemmän virheitä
Kun tiedot siirtyvät lähteestä lopulliseen taittoon automaattisesti, inhimilliset kopiointivirheet jäävät pois.
3. Pienemmät kustannukset
Manuaaliseen työhön ja virheiden korjaamiseen kulunut aika vähenee, mikä näkyy tietysti myös kustannuksissa.
4. Yhtenäinen ilme
Kaikki materiaalit pysyvät brändin mukaisina ja laatu tasaisena.
5. Helpottaa monikanavaista tuotantoa
Harvoin nykyään enää tuotetaan yksittäistä painettua aineistoa, vaan samat kuvaston tuotteet ovat verkkokaupassa, somemainoksissa ja kivijalkakaupan diginäytöillä. Kun kaikki tuotetiedot uivat eri kanaviin samasta lähteestä, ne pysyvät varmasti ajan tasalla ja mahdolliset päivitykset tarvitsee tehdä vain yhteen paikkaan.
Nyt siis viimeistään kannattaa alkaa miettiä markkinoinnin prosessia vähän uudelta kantilta. Kaikki lähtee liikkeelle toimivasta tietokannasta, laadukkaasta lähdedatasta ja sen päivittämisestä. Kun tämä yhdistetään automaatio-optimoituun luovaan suunnitteluun, markkinoinnin konseptiin ja taittopohjiin, saadaan luotua edellytykset sujuvaan ja tehokkaaseen nykyaikaiseen markkinointiin.
Lue myös: Viesti näkyviin ja kuuluviin useissa eri kanavissa kustannustehokkaasti – Näin se tapahtuu
Teksti: Maija Vaara, Aste Helsinki
Kiinnostuitko keskustelemaan lisää tai laajentamaan yhteistyötämme?
Asiantuntijat
