Aste-konsernin tietosuojaseloste

Aste Helsinki Oy ja Aste Kirjat Oy ovat sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi. Tämä tietosuojaseloste koskee asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme, yhteistyökumppaniemme ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin:

  • Kuka on rekisterinpitäjä ja mitkä ovat sen yhteystiedot
  • Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä tiedot kerätään
  • Mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste
  • Kuinka kauan säilytämme tietoja
  • Miten sivustolla käytetään evästeitä
  • Millaisia vaikutusmahdollisuuksia sinulla on
  • Mihin tietoja siirretään ja luovutetaan
  • Miten tiedot suojataan
  • Miten voimme tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia

Pyydämme tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön. Pyydämme myös huomioimaan, että sivustomme saattaa sisältää linkkejä kolmansien osapuolten palveluihin. Jos painat näitä linkkejä ja siirryt kolmannen osapuolen palveluun, kehotamme sinua tutustumaan kyseisellä sivulla noudatettaviin henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin.

1. Kuka on rekisterinpitäjä?

Rekisterinpitäjä on se Aste-konserniin kuuluva yhtiö, jonka kanssa edustamasi organisaatio on tehnyt sopimuksen, tekee yhteistyötä, on sinuun yhteydessä markkinoidakseen palveluitaan taikka jonka verkkosivustolla vierailet. Rekisterinpitäjien ja niiden yhteyshenkilön yhteystiedot löydät alta:

2. Millaisia tietoja käsittelemme ja mistä tiedot kerätään?

Käsittelemme tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • asiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, titteli ja yhteydenotot, yhteyshenkilön edustaman organisaation tiedot, kuten nimi, y-tunnus, yhteystiedot ja laskutustiedot, sekä tiedot hankituista palveluista
  • potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, titteli sekä yhteyshenkilön edustaman organisaation tiedot, kuten nimi, y-tunnus, yhteystiedot
  • yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, titteli ja yhteydenotot sekä yhteyshenkilön edustaman organisaation tiedot, kuten nimi, y-tunnus, yhteystiedot ja laskutustiedot
  • verkkosivuston kävijöiden tiedot, kuten yhteydenottolomakkeella annetut nimi- ja yhteystiedot, automaattisesti kerätyt lokitiedot sekä evästeillä kerätyt käyttäjän päätelaitetta ja sivuston käyttöä kuvaavat tiedot kohdan 5 mukaisesti. Verkkosivustollamme voi vierailla myös antamatta tietoja, joilla voi tunnistaa sinut henkilökohtaisesti.

Asiakkaidemme ja yhteistyökumppaniemme tiedot saamme rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot keräämme julkisista lähteistä, kuten

kaupparekisteristä, yritysten nettisivuilta tai ammatillisista profiileista, kuten LinkedInista, taikka verkkosivujen kautta tulleiden yhteydenottojen kautta.

3. Mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Palveluiden toimitus: Käsittelemme antamiasi tietoja täyttääksemme sopimuksen, jonka olemme tehneet edustamasi organisaation kanssa. Emme voi pitää yhteyttä sinuun sopimukseen liittyvissä asioissa taikka laskuttaa palveluitamme ilman henkilötietojen käsittelyä. Tämä käsittely perustuu edustamasi organisaation kanssa tehtyyn sopimukseen perustuvaan asialliseen yhteyteen ja oikeutettuun etuumme.
  • Markkinointi: Käsittelemme tietojasi markkinointiin oikeutetun etumme perusteella. Markkinointi, kuten mainonnan kohdentaminen evästeiden avulla, voi perustua myös antamaasi suostumukseen.
  • Liiketoiminnan kehitys: Käsittelemme tietojasi liiketoimintamme ja palveluidemme kehittämiseen. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.
  • Tietoturvan varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen: Käsittelemme tietoja tietoturvan varmistamiseen. Joudumme myös ajoittain käyttämään tietoja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen. Esimerkiksi automaattisesti kerättyjen lokitietojen avulla voimme valvoa ja selvittää tietojärjestelmän käyttäjän toimia ja tietojen käytön luvallisuutta oikeutetun etumme mukaisesti.
  • Oikeuksiemme turvaaminen: Voimme joutua käsittelemään henkilötietoja voidaksemme esittää tai puolustautua oikeusvaateeseen taikka ratkaistaksemme riitoja ensisijaisesti sovinnollisesti. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.
  • Lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen: Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin henkilötietojasi noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, katsomme, että käsittelystä on hyötyä niin sinulle kuin meille. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa sen, että saat sinulle relevanttia tietoa sopimuksestamme tai palveluistamme. Ottaen huomioon tietojen luonteen ja käyttötarkoituksen, katsomme, että käsittely ei ole ristiriidassa perusoikeuksiesi tai -vapauksiesi kanssa. Voit vastustaa markkinointia milloin tahansa. Muuta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voit vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella kohdassa 6 kuvatuin tavoin.

Emme tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muuten merkittävästi vaikuttaisivat sinuun.

4. Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Pääasiallisesti säilytysajat ovat seuraavat:

  • asiakkaidemme ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietoja asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisestä asiakassuhteen hallintaan ja liiketoiminnan kehittämiseen, jonka jälkeen käytämme tietoja markkinointiin ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen alla kuvatuin tavoin;
  • markkinointia varten säilytämme tyypillisesti tiedot nimestä, tittelistä, työantajasta ja yhteystiedosta niin pitkään kuin tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä, etkä ole vaatinut tietojesi poistamista; ja
  • tositteisiin mahdollisesti sisältyviä henkilötietoja säilytämme noin seitsemän vuoden ajan kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi.

Huomioithan, että voimme säilyttää tietoja, jos ne ovat tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

5. Miten sivustolla käytetään evästeitä?

Voimme kerätä palveluidemme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen, nimettömän tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.

Keräämme evästeiden avulla teknisiä tietoja päätelaitteestasi sekä tietoja sivustojemme käytöstä. Näihin tietoihin kuuluvat yksilöllisen eväste- tai mobiilitunnisteen lisäksi esimerkiksi laitteeseen liittyvät tiedot, kuten laitetyyppi, selainversio, ruudun koko, käyttöjärjestelmä, IP-osoite sekä tiedot verkkopalvelun käytöstä, kuten tiedot sivulatauksista, verkkopalvelussa vietetystä ajankohdasta ja kestosta ja verkkopalvelussa liikkumisesta tai nähdyistä sisällöistä.

Voimme käyttää istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat, kun käyttäjä sulkee verkkoselaimen, sekä pysyviä evästeitä, jotka säilyvät käyttäjän laitteella tietyn ajan tai kunnes käyttäjä poistaa ne. Pysyvien evästeiden voimassaoloaika vaihtelee tyypillisesti muutamasta kuukaudesta muutamaan vuoteen.

Ns. ensimmäisen osapuolen evästeet ovat osoitepalkissa näkyvän sivuston asettamia. Näiden lisäksi verkkosivustollamme käytetään ns. kolmannen osapuolien, kuten mainosteknologiatoimittajien, evästeitä.

Luokittelemme evästeet käyttötarkoituksen mukaan seuraavasti:

  • Välttämättömät evästeet: Nämä evästeet ovat välttämättömiä palveluidemme ja niiden toimintojen käyttämiseksi. Nämä evästeet ovat käytössä aina.
  • Analytiikkaevästeet: Näiden evästeiden avulla saamme tietoa siitä, miten sivustojamme käytetään. Käytämme palveluissamme muun muassa Google Inc.:n tarjoamaa verkkoanalytiikkapalvelua Google Analyticsiä analysoidaksemme verkkosivustojemme käyttöä sekä kehittääksemme verkkosivustojamme käyttäjiä yhä paremmin palvelevaksi. Googlen työkalujen käyttämiin evästeisiin tallennettavat tiedot lähetetään edelleen tallennettaviksi Googlen palvelimiin eri puolilla maailmaa. Tästä johtuen kyseisiä tietoja voidaan käsitellä palvelimilla, jotka sijaitsevat muualla kuin käyttäjän asuinmaassa. Saamiensa tietojen avulla Google arvioi käyttäjän tapaa selata sivujen sisältöä ja laatii yhteenvetoraportteja sivuston käytöstä. Lisäksi Google laatii selvityksiä sivustojen yhteydessä tarjottavista palveluista ja tuottaa internetin käyttöä koskevia tilastoja. Google voi myös välittää tietoja kolmansille osapuolille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää, tai tapauksissa, joissa kolmas osapuoli käsittelee tietoa Googlen toimeksiannosta.
  • Mainosevästeet: Näitä evästeitä käytetään mainonnan kohdentamiseen muualla Internetissä. Mainosevästeet ovat lähtökohtaisesti kolmannen osapuolen evästeitä. Osa näistä kolmansista osapuolista käsittelee tietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, ja lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat niiden tietosuojakäytännöistä. Mainosevästeitä asettaa mm. Google.

6. Millaisia vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?

Toteutamme lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa alla kuvatut oikeudet:

  • Pääsyoikeus: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin edellyttäen, että tietojen antaminen ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
  • Tietojen oikaisu- ja poisto-oikeus: Pyynnöstäsi oikaisemme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai tarpeettomat henkilötiedot. Tietoja ei poisteta, jos ne ovat tarpeen esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Tietojen siirtäminen: Voit myös halutessasi saada antamasi henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, siirretyksi itsellesi tai kolmannelle osapuolelle koneluettavassa muodossa.
  • Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käsittelyn tai luovuttamisen suoramarkkinointia varten.
  • Oikeus peruuttaa suostumus: Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen.
  • Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi tai vapautesi tai tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, olemme sinuun yhteydessä tietojen käsittelyn jatkamiseksi.
  • Valitusoikeus: Voit tehdä valituksen viranomaiselle, jos henkilötietojasi on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Valvovan viranomaisen, tietosuojavaltuutetun, yhteystiedot löytyvät osoitteesta: https://tietosuoja.fi. Evästeiden käyttöä valvovan viranomaisen, Traficomin, yhteystiedot löytyvät osoitteesta: www.traficom.fi.

Yllä kuvattujen oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme sinua olemaan yhteydessä kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen. Pyydämme sinua todentamaan henkilöllisyytesi, jotta voimme varmistua siitä, ettemme anna tietoja muulle henkilölle kuin rekisteröidylle itselleen.

Evästeisiin voit vaikuttaa seuraavin tavoin:

  • Evästeiden poistaminen: Voit poistaa tai tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.
  • Evästeiden estäminen: Voit estää evästeet selaimen asetuksista. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen tai estää palveluidemme, esimerkiksi kirjautumis- tai ostoskoritoiminnallisuuden, käytön.
  • Google Analyticsin käytön estäminen: Voit estää sivuston tietojen käyttämisen Google Analyticsissa asentamalla Google Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan osoitteesta: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/. Ko. lisäosa estää verkkosivustoilla käynnissä olevaa Google Analyticsin JavaScriptia (ga.js, analytics.js ja dc.js) jakamasta sivuston käyntitietoja Google Analyticsille.

7. Mihin tietoja siirretään ja luovutetaan?

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Jos siirrämme tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU:n mallisopimuslausekkeita hyödyntäen.

Emme luovuta tietoja kolmansille niiden omia, itsenäisiä käyttötarkoituksia varten lähtökohtaisesti muissa kuin alla mainituissa tapauksissa:

  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
  • Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa tietojasi valikoiduille kumppaneillemme saataviemme perimiseksi sekä oikeusvaateiden esittämiseksi ja puolustamiseksi.
  • Suostumus: Voimme suostumuksellasi luovuttaa henkilötietojasi valikoiduille kumppaneillemme.

8. Miten tiedot suojataan?

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien ja salaustekniikoiden käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, rajatut käyttöoikeudet, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

9. Voidaanko tähän tietosuojaselosteeseen tehdä muutoksia?

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön tai viranomaisohjeistuksen muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 1.11.2022.